Dokumenty eksportowe w UE: lista kontrolna, której naprawdę potrzebuje Twoja agencja celna
Przesyłka, której brakuje jednego dokumentu, nie jedzie. Stoi — naliczając demurrage w porcie albo opłaty za składowanie w magazynie — dopóki papiery jej nie dogonią. Z naszego doświadczenia znacznie więcej przesyłek FMCG opóźnia się przez dokumenty niż przez dostępność towaru.
Najbardziej frustrujące jest to, że większości tych opóźnień da się uniknąć, bo dokumenty, których uzyskanie trwa najdłużej, są dokładnie tymi, o które kupujący proszą na końcu. Oto lista kontrolna w kolejności, w jakiej dokumenty faktycznie powstają.
Zawsze, przy każdej przesyłce
Faktura handlowa
Wystawiamy ją my. Zawiera sprzedawcę, kupującego, opis towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość całkowitą, walutę, regułę Incoterms z nazwanym miejscem oraz numery VAT obu stron. Na jej podstawie służby celne ustalają wartość przesyłki, więc opis musi odpowiadać temu, co fizycznie jest w kartonach. „Artykuły spożywcze” to nie opis; „gazowany napój bezalkoholowy, puszka aluminiowa 330 ml” — owszem.
Specyfikacja wysyłkowa (packing list)
Wystawiamy ją my. Zestawienie paleta po palecie: indeks, liczba kartonów, sztuk w kartonie, waga netto i brutto, wymiary palety oraz — przy żywności — numery partii i daty minimalnej trwałości. Według niej sprawdza dostawę Twój magazyn i każdy celnik, który otworzy naczepę.
Dokument przewozowy
Wystawia go przewoźnik. W transporcie drogowym w UE i poza nią jest to list przewozowy CMR. W transporcie morskim — konosament (bill of lading), który jest też dokumentem tytułu własności: kto ma oryginał, ten dysponuje ładunkiem, dlatego przy akredytywie przechowują go banki.
Najczęstszy błąd: niezgodność wag w specyfikacji wysyłkowej i w CMR lub konosamencie. Systemy celne wychwytują ją automatycznie, a wyjaśnienie trwa dni. Sprawdź zgodność obu dokumentów, zanim auto wyjedzie — po wyjeździe to już korekta, a nie kontrola.
Wymagane przy eksporcie poza UE
Zgłoszenie wywozowe (EX-1 / MRN)
Składa je w polskim systemie celnym ta strona, na której zgodnie z Incoterms ciąży obowiązek eksportowy — my przy FCA, FOB, CIF i DAP; Ty przy EXW. Powstaje numer MRN, a potwierdzenie wywozu pozwala zastosować stawkę 0% VAT. Jeśli kupujesz na EXW i nie prześlesz nam dowodu wywozu, jesteśmy prawnie zobowiązani doliczyć do faktury polski VAT.
Świadectwo przewozowe EUR.1 lub oświadczenie o pochodzeniu
Dowód preferencyjnego pochodzenia unijnego, który obniża lub znosi cło w krajach mających umowę handlową z UE. EUR.1 potwierdza polski urząd celny, co trwa od jednego do trzech dni roboczych. W nowszych umowach odpowiednikiem jest oświadczenie o pochodzeniu sporządzane przez zarejestrowanego eksportera bezpośrednio na fakturze.
Poproś o to na etapie zapytania. Nie każdy sprzedawany przez nas towar się kwalifikuje — produkt wytworzony poza UE i jedynie składowany w Polsce nie staje się unijny przez sam przejazd przez Polskę. Powiemy, które pozycje zamówienia się kwalifikują, jeśli zapytasz przed zamówieniem.
Świadectwo pochodzenia
Pochodzenie niepreferencyjne, wystawiane przez izbę gospodarczą. Niektóre kraje wymagają go niezależnie od preferencji celnych, jako formalności importowej. Od dwóch do pięciu dni roboczych.
Dokumenty dla żywności
Świadectwo zdrowia
Wystawiane przez polską inspekcję weterynaryjną lub sanitarną dla produktów pochodzenia zwierzęcego — mleka w proszku, mleka dla niemowląt, słodyczy zawierających nabiał. To najdłuższy etap całego procesu: trzeba umówić kontrolę, a świadectwo dotyczy konkretnej przesyłki. Przewidź od pięciu do dziesięciu dni roboczych i napisz o tym w zapytaniu, a nie po opłaceniu proformy.
Świadectwo wolnej sprzedaży
Potwierdza, że towar jest legalnie sprzedawany w UE. Często wymagane dla kosmetyków i suplementów diety trafiających na Bliski Wschód, do Afryki Północnej i części Azji. Wystawia je izba gospodarcza lub inspekcja sanitarna, zależnie od rodzaju produktu.
Świadectwo analizy lub zgodności
Dane laboratoryjne dla partii. Standard przy mleku dla niemowląt i mleku w proszku, coraz częściej wymagany dla każdej żywności trafiającej na rynek z rygorystycznymi badaniami importowymi.
Wyroby akcyzowe
Piwo, wino i napoje spirytusowe przemieszczają się w UE w procedurze zawieszenia poboru akcyzy, z dokumentem e-AD wygenerowanym w systemie EMCS. Twoja firma musi mieć po stronie odbiorcy odpowiednie zezwolenie akcyzowe — w przeciwnym razie towar nie może jechać w zawieszeniu, a akcyza staje się płatna w Polsce. Potwierdź swój numer akcyzowy, zanim zamówisz wyroby akcyzowe.
Harmonogram: licz wstecz od dnia załadunku
| Dokument | Wystawia | Czas | Kiedy poprosić |
|---|---|---|---|
| Świadectwo zdrowia | Inspekcja weterynaryjna / sanitarna | 5–10 dni | Przy zapytaniu |
| Świadectwo pochodzenia | Izba gospodarcza | 2–5 dni | Przy zapytaniu |
| Świadectwo wolnej sprzedaży | Izba / inspekcja | 2–5 dni | Przy zapytaniu |
| Świadectwo EUR.1 | Polski urząd celny | 1–3 dni | Przy zamówieniu |
| Zgłoszenie wywozowe | My lub Twoja agencja celna | Ten sam dzień | Przy załadunku |
| Faktura i specyfikacja | My | Ten sam dzień | Przy załadunku |
| CMR / konosament | Przewoźnik | Przy odbiorze | Przy załadunku |
Przeczytaj tę tabelę od dołu do góry, a zasada staje się oczywista: dokumenty, o których nikt nie myśli, dopóki auto nie jest zamówione, przygotowuje się najdłużej. Podaj kraj docelowy i potrzebne świadectwa już w pierwszym zapytaniu, a papiery będą gotowe, zanim skończy się kompletacja, a nie tydzień później.
Powiązane: reguła Incoterms decyduje o tym, kto musi złożyć zgłoszenie wywozowe — warto to ustalić przed zamówieniem. Zobacz też VAT w eksporcie z Polski.