Płatność nowemu dostawcy: przelew, zaliczka i akredytywa
Pierwsze zamówienie u nowego dostawcy to moment, w którym zaufanie po obu stronach jest najmniejsze. Dostawca rezerwuje towar dla kupującego, od którego jeszcze nie dostał pieniędzy; kupujący wysyła pieniądze firmie, od której jeszcze nie dostał towaru. Forma płatności to sposób na pokonanie tej luki — a wybór złej formy albo niestaranne wykonanie dobrej to najczęstsza przyczyna problemów z pierwszym zamówieniem.
Nasze warunki to przelew bankowy w EUR lub USD na rachunek firmowy Francoalva Sp. z o.o., z zaliczką 20–50% potwierdzającą zamówienie i dopłatą przed wydaniem towaru. Wszelkie inne ustalenia potwierdzamy pisemnie, indywidualnie.
Trzy najczęstsze formy płatności
| Forma | Jak działa | Sprawdza się przy | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Przelew (TT) | Przelew bankowy (SEPA lub SWIFT) bezpośrednio na rachunek dostawcy. | Szybki, tani, standard w hurcie FMCG. | Wysłanego przelewu praktycznie nie da się cofnąć. Dane rachunku trzeba zweryfikować. |
| Zaliczka + dopłata | Część płatna przy potwierdzeniu zamówienia, reszta przed wysyłką lub za dokumenty. | Podziale ryzyka przy pierwszym zamówieniu. | Jasno ustal, co dokładnie uruchamia dopłatę. |
| Akredytywa dokumentowa (LC) | Twój bank zobowiązuje się zapłacić dostawcy po przedstawieniu dokumentów dokładnie zgodnych z akredytywą. | Dużych zamówieniach, nowych relacjach, rynkach, na których wymagają tego banki. | Opłaty bankowe, dłuższy czas i rygorystyczna kontrola dokumentów — drobne niezgodności opóźniają płatność. |
Przelew: prosty, więc weryfikuj dokładnie
Większość hurtowego FMCG opłacana jest przelewem. Jest szybki i tani, a w UE przelew SEPA w euro zwykle dociera w ciągu jednego dnia roboczego. Jego słabość polega na tym, że praktycznie nie da się go cofnąć. Dlatego najważniejszym krokiem nie jest sam przelew, lecz potwierdzenie, że rachunek należy do dostawcy:
- Sprawdź firmę w oficjalnym rejestrze. Dla polskiej spółki to KRS: nazwa, numer, adres siedziby i zarząd powinny zgadzać się z fakturą proforma.
- W przypadku czynnego podatnika VAT biała lista podatników VAT Ministerstwa Finansów pokazuje rachunki bankowe zgłoszone przez firmę do urzędu skarbowego. Rachunek z proformy powinien się na niej znajdować.
- Rachunek powinien być prowadzony na firmę, a nie na osobę prywatną ani podmiot trzeci.
- Jeśli e-mailem przyjdzie informacja o zmianie rachunku, zatrzymaj się i zadzwoń na numer, który już znasz — nie na numer podany w tym samym e-mailu. Oszustwo „na zmianę rachunku” to najczęstszy sposób, w jaki kupujący tracą pieniądze.
Zaliczka: po co jest
Zaliczka potwierdza, że zamówienie jest realne. Pozwala dostawcy zarezerwować lub dokupić towar, zamówić transport i przygotować dokumenty, nie ponosząc całego ryzyka, jeśli kupujący zniknie. W hurcie FMCG typowo wynosi 20–50%, a dopłata następuje przed wydaniem towaru. Ochroną dla kupującego są dokumenty: faktura proforma powinna określać zaliczkę, dopłatę, to, co ją uruchamia, oraz co się dzieje, jeśli któraś strona nie może zrealizować transakcji.
Akredytywa: kiedy ma sens
Akredytywa dokumentowa przenosi zaufanie z dwóch firm na banki. Twój bank otwiera akredytywę, zwykle według zasad ICC UCP 600, i zobowiązuje się zapłacić, gdy dostawca przedstawi określony zestaw dokumentów — najczęściej fakturę handlową, specyfikację wysyłkową, dokument przewozowy i certyfikaty — zgodnych z warunkami akredytywy.
Sprawdza się przy dużych zamówieniach i na niektórych rynkach, ale ma realne koszty:
- Opłaty po obu stronach — za otwarcie, awizowanie, a jeśli dostawca tego wymaga, także za potwierdzenie przez drugi bank.
- Czas na otwarcie akredytywy i sprawdzenie dokumentów.
- Ścisła zgodność. Banki sprawdzają dokumenty, nie towar. Literówka w nazwie, data poza terminem albo opis niezgodny co do słowa mogą być niezgodnością, która opóźni lub zablokuje płatność. Warunki akredytywy trzeba uzgodnić z dostawcą zanim bank ją otworzy.
Przy typowym zamówieniu na kilka palet lub część naczepy koszt i formalności akredytywy są zwykle nieproporcjonalne do wartości. Najczęściej stosuje się ją przy pełnych kontenerach i na trasach, gdzie wymaga jej bank lub regulator kupującego.
Waluta i opłaty
Uzgodnij walutę faktury przed płatnością i, jeśli to możliwe, wysyłaj właśnie tę walutę: przewalutowanie w Twoim banku, a potem w banku odbiorcy, kosztuje podwójnie. Przy przelewach SWIFT poza UE wybierz, kto ponosi opłaty bankowe (opcja OUR / SHA / BEN), tak by dotarła pełna kwota faktury — niedopłata opóźnia wydanie towaru do czasu wyjaśnienia różnicy.
Co nam podać
Jeśli Twój bank lub wewnętrzne zasady wymagają określonej formy płatności, napisz o tym w zapytaniu i podaj przewidywaną wielkość zamówienia. Zanim cokolwiek zostanie zapłacone, potwierdzimy na piśmie, co możemy przyjąć przy tym zamówieniu.
Powiązane poradniki: transport w kontrolowanej temperaturze oraz daty minimalnej trwałości. Po angielsku: jak czytać fakturę proforma.