Jak czytać fakturę proforma, zanim wpłacisz zaliczkę
Faktura proforma to moment, w którym zapytanie hurtowe zamienia się w prawdziwe pieniądze. To formalna oferta, na podstawie której płacisz — a nie faktura VAT — i określa ona dokładnie, co kupujesz, na jakich warunkach i dokąd trafiają pieniądze. To także dokument, który międzynarodowi oszuści najbardziej starają się przechwycić. Uważna lektura chroni zarówno transakcję, jak i zaliczkę.
Czym proforma jest, a czym nie
Proforma to formalna oferta w formie faktury: zobowiązuje sprzedawcę do dostarczenia wskazanego towaru po wskazanej cenie i na wskazanych warunkach, jeśli ją zaakceptujesz i opłacisz. Nie jest fakturą handlową, która później towarzyszy towarowi przy odprawie, ani wezwaniem do zapłaty z chwilą otrzymania. Traktuj ją jak umowę, na podstawie której płacisz.
Co musi się na niej znaleźć
| Pole | Dlaczego jest ważne |
|---|---|
| Pełne dane sprzedawcy | Nazwa prawna, adres oraz NIP / KRS — żebyś dokładnie wiedział, z kim zawierasz umowę. |
| Pozycje | Każdy indeks, format opakowania, ilość i cena jednostkowa. Nieprecyzyjne pozycje kryją niespodzianki. |
| Waluta i suma | Waluta podana raz i jednoznacznie, z sumą i podziałem na zaliczkę. |
| Incoterms i nazwane miejsce | np. FCA Warszawa lub CIF Lagos — decyduje, kto płaci za transport i ponosi ryzyko. |
| Termin realizacji i ważność | Kiedy towar będzie gotowy i jak długo obowiązuje cena. |
| Warunki płatności | Procent zaliczki, warunek dopłaty i dane bankowe. |
Pozycja zaliczki
Zamówienia hurtowe realizujemy z zaliczką: część kwoty potwierdza zamówienie i rezerwuje towar, a dopłata następuje przed wysyłką. Zaliczka rzędu 20–50% jest normalna i chroni obie strony — zobowiązuje kupującego i pozwala sprzedawcy zarezerwować towar. Dopłata przed wysyłką to standardowa praktyka, a nie sygnał ostrzegawczy; natomiast płatność 100% z góry nowemu dostawcy zwykle nim jest.
Pułapka danych bankowych — prawdziwe oszustwo
Oszustwo, z którym ta branża naprawdę się mierzy, to nie podrobiony towar, tylko przekierowana zaliczka. Przechwycony e-mail, łudząco podobna domena albo wiadomość w ostatniej chwili „zmieniliśmy bank, prosimy o wpłatę na nowy rachunek” — i zaliczka trafia na konto przestępcy zamiast dostawcy. Chronią przed tym trzy nawyki:
- Weryfikuj dane bankowe drugim kanałem. Zadzwoń pod numer opublikowany na stronie dostawcy — nie pod numer ani link z e-maila — i odczytaj im numer rachunku, zanim cokolwiek wyślesz. Dla polskiej firmy sprawdź też, czy rachunek jest na białej liście podatników VAT.
- Każdą zmianę rachunku traktuj podejrzliwie. Prawdziwy dostawca rzadko zmienia bank w trakcie zamówienia; nagła zmiana to klasyczny znak oszustwa. Zweryfikuj ją ponownie telefonicznie.
- Sprawdzaj domenę nadawcy znak po znaku. Fałszywe domeny zamieniają lub dodają jedną literę; to adres odpowiedzi w przejętym wątku jest miejscem, którym uciekają pieniądze.
Właśnie wokół tego ryzyka zbudowane są nasze zasady: dane bankowe podajemy wyłącznie na proformie i oczekujemy, że przed płatnością potwierdzisz je z nami telefonicznie — numery znajdziesz na stronie kontaktowej. Niepokój powinien budzić dostawca, który się na taką weryfikację niecierpliwi.
Lista kontrolna przed płatnością
- Nazwa prawna i NIP / KRS zgadzają się z firmą, od której Twoim zdaniem kupujesz.
- Każda pozycja, ilość i cena są zgodne z ustaleniami; waluta jest jednoznaczna.
- Reguła Incoterms i nazwane miejsce odpowiadają temu, za co zamierzałeś zapłacić.
- Podano procent zaliczki i warunek dopłaty.
- Dane bankowe potwierdzono telefonicznie pod numerem uzyskanym niezależnie.
Czego możesz od nas oczekiwać
Prześlij zapytanie z indeksami, wielkością i miejscem dostawy, a otrzymasz proformę zawierającą wszystkie powyższe elementy — i wolimy, żebyś zadzwonił, by potwierdzić dane bankowe, niż pominął ten krok. Powiązane poradniki: płatność nowemu dostawcy, Incoterms dla kupujących FMCG oraz jak liczy się minimalną ilość zamówienia.